Stok takibinin temel disiplinleri
Stok takibi sayfasında "ne kadar var?" sorusunun cevabını görmek yeterli değil. İyi stok yönetimi şu altı disiplini bir arada yürütür:
- Ürün ve kategori yapısının doğru kurulması
- Varyant ve birim mantığının doğru tanımlanması
- Hareketlerin (giriş, çıkış, transfer, fire) eksiksiz kaydı
- Düzenli fiziki sayım
- Otomatik raporlama (kritik stok, ölü stok, dönüş hızı)
- Tedarikçi siparişlerinin akıllı yönetimi
1. Ürün ve kategori yapısı
Kategori ağacı
Çok seviyeli kategori sistemi mağazanın ürün yapısını yansıtmalıdır. Örnek bir ayakkabı mağazasında:
- Kadın
- — Topuklu
- —— Stiletto
- —— Dolgu topuk
- — Düz
- —— Loafer
- —— Spor
- Erkek
- ...
Bu yapı, raporlamanızı, pazaryeri kategori eşleştirmesini, fiyatlama stratejinizi etkiler.
Ürün kart yapısı
Her ürün için minimum bilgi: ana kategori, marka, model adı, barkod, alış fiyatı, satış fiyatı, stok birimi, KDV oranı. Maksimum: ürün özellikleri (renk, beden, malzeme, garanti, beden tablosu), tedarikçi bilgileri, pazaryeri kategori eşleştirmesi.
Doğru ürün kartı = doğru raporlama. Yetersiz tanımlanmış ürün kartı, sonradan analiz yapmanıza engel olur.
2. Varyant ve çoklu birim
Varyant matrisi (beden × renk)
Tekstil, ayakkabı, aksesuar, kozmetik gibi sektörlerde aynı modelin birden çok varyantı vardır. Her varyantın kendi barkodu, kendi stoğu, kendi maliyeti olur. KuvvemERP'de bu matris tek satırda tanımlanır; sistem otomatik olarak tüm varyantları üretir.
Çoklu birim
Aynı ürün hem kg hem paket hem koli olarak satılabilirse (yapı market, market sektörlerinde yaygın), çoklu birim yapısı şart. Ana birim (örn. adet) tanımlanır; alternatif birimler (paket = 12 adet, koli = 24 paket) ve dönüşüm oranları girilir. Stok ana birimde tutulur; çıkışta sistem otomatik dönüştürür.
Lot ve SKT
Kozmetik, ilaç, gıda gibi sektörlerde aynı ürünün farklı parti (lot) numaraları olur. Her lotun kendi son kullanma tarihi (SKT) vardır. Sistem FIFO mantığıyla en yakın SKT'liyi önce çıkarır.
3. Stok hareketleri — eksiksiz kayıt
Sistemden geçmeyen her hareket, sayım açığına dönüşür. Standart hareket tipleri:
- Alış (giriş): Tedarikçiden gelen mal
- Satış (çıkış): Kasada müşteriye satış
- Transfer: Mağazalar arası mal hareketi
- Sayım farkı: Fiziki sayımda çıkan ek/eksik
- Fire: Kayıp, kırık, bozuk, sona erme
- İade (alış iadesi): Tedarikçiye geri verilen
- İade (satış iadesi): Müşteriden geri alınan
- Üretim girdi/çıktı: Atölye/karışım operasyonları
Her hareketin "kim, ne zaman, hangi neden ile" yapıldığı log'a düşmelidir. Bu sayede sayım açığı oluştuğunda nereden kaynaklandığı bulunabilir.
4. Düzenli fiziki sayım
Sayım periyodu
Mağazanın hacmine göre değişir:
- Tam envanter sayımı: 6 ay – 1 yıl arası
- Kategori bazlı dönen sayım (cycle counting): aylık veya haftalık
- Sezon sonu sayım: kıyafet, ayakkabı, hediyelik için kritik
Sayım yöntemi
Modern yöntem: tablet veya barkod okuyucu ile mağaza personeli sayar. Sistem otomatik fark çıkarır. Her ürün, her raf, her vitrin sayılır. Bulunamayanlar fark olarak listelenir.
Eski yöntem (Excel + manuel): hata oranı yüksek, zaman alır, gece mesai gerektirir. Önerilmez.
Fark analizi
Sayım sonunda çıkan fark her zaman "kayıp" değildir; bazıları sistem hatasıdır. Tipik nedenler:
- Sistemden geçmeden çıkarılan satış (tartışmalı durum)
- Hatalı barkod okutma
- Yanlış kategoride sayım
- Hırsızlık veya iç kayıp
- Bozuk/atılmış ürün (fire kaydı yapılmamış)
Sürekli yüksek sayım açığı varsa hareketsel disiplinde sorun var demektir.
5. Otomatik raporlar
Kritik stok uyarısı
Her ürün için minimum stok tanımlanır; bu seviyenin altına düşünce sistem uyarır. Kritik stok seviyesi sezonsal değişebilir; örneğin yazlık ürünün kış kritik seviyesi sıfıra yakın, yaz kritik seviyesi yüksek tutulur.
Ölü stok raporu
30, 60, 90, 180 gün içinde hareket etmeyen ürünler ayıklanır. Bu raporu görmeden mağaza envanteri sürekli şişer; nakit akışı kilitlenir. Ölü stok için stratejiler: indirim kampanyası, başka şubeye transfer, outlet kanalına aktarım, tedarikçiye iade.
Dönüş hızı (turn rate)
Bir ürün stoğunun kaç günde tükendiği. 30 gün altı çok hızlı; 90 gün üzeri yavaş. Ürün gamınızı bu raporla yeniden değerlendirin.
ABC analizi
Ürünleri ciroya katkıya göre A (en yüksek), B (orta), C (düşük) sınıflarına ayırır. A ürünleri özel ilgi gerektirir (her zaman stok), C ürünleri ayıklanabilir.
6. Tedarikçi siparişi
Otomatik sipariş önerisi
Sistem her gün stoğu kontrol eder; kritik seviyeye düşen ürünler için sipariş önerisi listesi çıkarır. Önerideki ürünler tedarikçi bazında gruplanır; tek tıkla sipariş geçilir.
Çoklu tedarikçi karşılaştırması
Aynı ürün için 3-5 farklı tedarikçi varsa, sipariş anında en uygun olanı önerir. Kriterler: alış fiyatı, teslim süresi, geçmiş kalite performansı.
Geliş tahmini
Sipariş verildikten sonra teslim tarihi tahmini sistemde tutulur; gecikme riski varsa uyarı verir. Müşteriye taahhüt verirken bu bilgi kritik.
Yaygın hatalar
- Hata 1: Sezonsal kritik stok seviyesini güncellememek — yaz ürünleri kışta gereksiz tedarik edilir
- Hata 2: Fire kaydı tutmamak — bozuk/atılan ürünleri "kayıp" olarak görmek
- Hata 3: Yıl sonu tek seferlik sayım — fark çok büyük çıkar; sebepler bulunamaz
- Hata 4: Ölü stoğu görmezden gelmek — yıl içinde envanter sürekli şişer
- Hata 5: Tedarikçi siparişlerini hisli yapmak — kritik stoğa düşmeden sipariş verilmeli
- Hata 6: Varyantları tek SKU olarak yönetmek — beden farkı stok bazlı görünmez olur